第十四章的討論怎樣將事情畫分為何種專案型態,以及授權技巧。這篇一邊看一邊冒冷汗啊。
專案:任何需要不只一個工作階段才能完成的任務。換句話說,一個專案都可以細分成幾項任務。
專案有兩種:
- 持續性專案
- 組織性專案
持續性專案
差不多一樣的行動,持續反複組成的專案。如練習音樂、瘦身、語文等等。
不適用於當務之急,因為它們屬於長期永久性專案,若長期佔缺,將使其他專案無法成為當務之急。
慎選工作事項,應不要超過兩三件。
組織性專案
由一連串不同的任務所組成,是以特定的目標為目的。
可以將這些任務納入工作日誌,供每天進行。數量不多,則排入明天執行。較大宗的專案,則可分成一週,或是較長的時間,每天進行,逐一完成。
納入一些推動事項的小題,是好方法:
- 想一想…
- 與…討論…
- 做成有關…的決定
- 計畫…
- 檢討…
小題可以造成一連串的進一步動作。
為專案排定順序:最不緊急的先做!
授權七大要點:
- 決不將工作『留中不發』
- 拖著不分發,會造成授權人的工作干擾
- 訂期限要設一個緩衝
- 讓自己充份緩衝,若延誤造成時才有加緊趕工機會
- 說清楚、講明白
- 對工作內容、時限說清楚、講明白。
- 訂期中限期
- 可增進專案完成可能性
- 期中時,要做出明確的指示與要求
- 限期前的提醒
- 最後期限前提醒被授權人,知會他期限與指望的成果。
- 立即展開後續動作
- 若對方誤了限期,必需展開後續動作。不然會讓人覺得無關緊要
- 不聽藉口
- 明白表示,你對限期『何以』延誤不感興趣。
- 只討論給的新期限,與不得再延誤。
若常說『自己做還比較快』,那你的授權可能出了問題,或是授權的技巧不夠理想。