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晨讀:誰說重要的事不能明天做 (15)

2009年6月9日 發表評論 閱讀評論

第十四章的討論怎樣將事情畫分為何種專案型態,以及授權技巧。這篇一邊看一邊冒冷汗啊。

專案:任何需要不只一個工作階段才能完成的任務。換句話說,一個專案都可以細分成幾項任務。

專案有兩種:

  1. 持續性專案
  2. 組織性專案

持續性專案

差不多一樣的行動,持續反複組成的專案。如練習音樂、瘦身、語文等等。

不適用於當務之急,因為它們屬於長期永久性專案,若長期佔缺,將使其他專案無法成為當務之急。

慎選工作事項,應不要超過兩三件。

組織性專案

由一連串不同的任務所組成,是以特定的目標為目的。

可以將這些任務納入工作日誌,供每天進行。數量不多,則排入明天執行。較大宗的專案,則可分成一週,或是較長的時間,每天進行,逐一完成。

納入一些推動事項的小題,是好方法:

  • 想一想…
  • 與…討論…
  • 做成有關…的決定
  • 計畫…
  • 檢討…

小題可以造成一連串的進一步動作。

為專案排定順序:最不緊急的先做!

授權七大要點:

  1. 決不將工作『留中不發』
    • 拖著不分發,會造成授權人的工作干擾
  2. 訂期限要設一個緩衝
    • 讓自己充份緩衝,若延誤造成時才有加緊趕工機會
  3. 說清楚、講明白
    • 對工作內容、時限說清楚、講明白。
  4. 訂期中限期
    • 可增進專案完成可能性
    • 期中時,要做出明確的指示與要求
  5. 限期前的提醒
    • 最後期限前提醒被授權人,知會他期限與指望的成果。
  6. 立即展開後續動作
    • 若對方誤了限期,必需展開後續動作。不然會讓人覺得無關緊要
  7. 不聽藉口
    • 明白表示,你對限期『何以』延誤不感興趣。
    • 只討論給的新期限,與不得再延誤。

若常說『自己做還比較快』,那你的授權可能出了問題,或是授權的技巧不夠理想。

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